!!!ВНИМАНИЕ!!!

Нотариальная палата Запорожской области разъясняет, как можно получить сведения из нотариального архива.

В соответствии с вступившим в силу 11 января 2023 года Федеральным законом от 14.07.2022 №339-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» нотариальные документы государственных нотариальных контор передаются в нотариальный архив палаты.

Нотариальная палата вправе выдавать из нотариального архива архивные копии и архивные справки, принятых на хранение документов государственных нотариальных контор, нотариусов, занимающихся частной практикой. Копия нотариального документа, выданная из нотариального архива нотариальной палатой, приравнивается к дубликату нотариального документа.

Нотариальная палата вправе выдавать копии нотариальных документов, в том числе в электронной форме, архивные справки из нотариального архива за плату, установленную статьёй 25 Основ.

Согласно части 3 статьи 52 Основ копия нотариального документа, выданная из нотариального архива нотариальной палатой, приравнивается к дубликату нотариального документа.

Таким образом, законом за нотариальными палатами закреплено право совершать действия, аналогичные нотариальным действиям, совершаемым нотариусами (пункты 4 и 22 статьи 35, статьи 52, 77 Основ).

Отношения, связанные с обработкой персональных данных, регулируются Федеральным законом от 27.07.2006  года № 152-ФЗ «О персональных данных» (где Согласно пункту 3 статьи 3 ФЗ № 152 обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

С 01.09.2025 года на основании статьи 5 Федерального закона от 24.06.2025 года № 156-ФЗ «О создании многофункционального сервиса обмена информацией и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», вступили в силу изменения, внесённые в часть первую статьи 9 Закона № 152-ФЗ. Согласно указанным изменениям, согласие на обработку персональных данных должно быть оформлено отдельно от иных информации и (или) документов, которые подтверждает и (или) подписывает субъект персональных данных.

Предварительная консультация о месте хранения документов осуществляется по телефону: +7 (990) 279-40-83.

Нотариальным архивом выдаются (представляются):

- сведения о наличии (отсутствии) в нотариальном архиве запрашиваемой информации (документов);

- архивная справка, содержащая запрашиваемую информацию, с указанием архивных документов, на основании которых она составлена. В архивной справке допускается цитирование документов;

- архивная копия нотариального документа.

 Архивная копия нотариального документа имеет ту же юридическую силу, что и его дубликат.

Дубликат договора, на основании которого построены или приобретены прежним собственником здание, строение, может быть выдан лицу, подтвердившему свое право собственности на соответствующее здание, строение.

В случае смерти наследника копия завещания может быть выдана его наследникам после предъявления необходимых документов.

Архивная копия секретного завещания не выдается.

Точными данными для предоставления сведений, архивных справок, архивных копий документов в нотариальном архиве, являются:

- наименование государственной нотариальной конторы или нотариуса, совершившего нотариальное действие/открывшего наследственное дело;

- дата и реестровый номер нотариального документа;

- ФИО сторон;

- предмет договора (в случае поиска договора);

- дата заведения, номер наследственного дела, фамилия, имя, отчество, место регистрации наследодателя, дата его смерти, дата и номер выданного свидетельства о праве на наследство (в случае поиска наследственного дела).

Заявителями на выдачу документов и архивных справок могут быть лица, указанные в статьях 5 и 52 Основ, а именно:

- лица, обращавшиеся за совершением нотариальных действий самостоятельно или через представителя, представители или правопреемники данных лиц;

- суд, прокуратура, органы следствия (в связи с находящимися в их производстве уголовными, гражданскими или административными делами);

-  судебные приставы-исполнители (в связи с находящимися в их производстве материалами по исполнению исполнительных документов);

- орган, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (в связи с государственной регистрацией);

- органы, предоставляющие государственные и муниципальные услуги и исполняющие государственные и муниципальные функции (в порядке, установленном частью шестой статьи 34.4 Основ);

- нотариусы (в связи с совершаемыми нотариальными действиями);

- органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации – городов федерального значения Москвы, Санкт-Петербурга и Севастополя, органов местного самоуправления (в связи с проведением в соответствии с Федеральным законом от 13.07.2015 года № 218-ФЗ «О государственной регистрации недвижимости» мероприятий по выявлению правообладателей ранее учтенных объектов недвижимости) – в отношении выдачи сведений о наследниках, принявших наследство, в состав которого входит ранее учтенный объект недвижимости;

- указанные в завещании наследники или отказополучатели, исполнитель завещания – в отношении выдачи копии нотариально удостоверенного завещания после смерти завещателя;

- лицо, подтвердившее свое право собственности на здание, строение – в отношении выдачи копии нотариально удостоверенного договора, на основании которого построены или приобретены прежним собственником соответствующее здание, строение. 

Перечень документов, необходимых для получения архивной информации:

Для получения архивной информации заявителем направляется копии:

- паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

- СНИЛС;

- нотариально удостоверенная доверенность с указанием соответствующих полномочий (в случае подачи запроса представителем физического лица);

- ИНН (в случае подачи запроса представителем юридического лица, правопреемника);

- документ, подтверждающий полномочия (в случае подачи запроса представителем юридического лица, правопреемника);

- документ, подтверждающий родственную связь (степень родства) с наследодателем.

Для физических лиц при получении информации, содержащей персональные данные о третьих лицах, предъявляются нотариально заверенные доверенности третьих лиц или документы, удостоверяющие право законных представителей.

Интересы юридических лиц могут представлять должностные лица, наделённые такими полномочиями в соответствии с учредительными документами юридического лица, либо лица, обладающие доверенностью.

В случае, если Заявитель — юридическое лицо, запрос оформляется в виде установленного образца.

В случае, если Заявитель — физическое лицо:

• Заявитель оформляет запрос о предоставлении необходимой информации в бумажном виде на бланке установленной формы;
• При обращении посредством электронной связи Заявитель направляет запрос на бланке установленной формы в электронном виде, подписанному усиленной электронной подписью;
• Сведения, содержащие персональные данные, предоставляются только лично Заявителю.

Выдача архивной справки/копии документа занимает до 5 рабочих дней от даты предоставления в Нотариальный архив Нотариальной палаты Запорожской области подтверждения оплаты услуги (день поступления оплаты не входит в 5 рабочих дней, ст. 191 ГК РФ).

В сложных случаях, когда поиск затруднён, срок рассмотрения запросов может быть продлен до 30 календарных дней по решению уполномоченного лица нотариальной палаты. 

В настоящее время в связи со сложностью проведения комплектования, учета и использования нотариальных документов, переданных нотариальных архивов частных нотариусов Украины и отсутствием электронной базы подготовка ответа занимает до 30 дней.

В связи с проведением реконструкции и ремонта, отсутствием помещения для личного приема граждан, их представителей и представителей юридических лиц, все виды запросов архивом Нотариальной палаты Запорожской области принимаются либо почтовым отправлением, либо в электронном виде.

Нотариальная палата Запорожской области прилагает максимум усилий для стабилизации ситуации.

Не выдаются из нотариального архива документы:

- находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии;

- не прошедшие технического оформления и описания;

- в случае если у заявителя отсутствуют документы, подтверждающие его полномочия выступать от имени третьих лиц, в отношении которых сделан запрос.

Результат услуги в виде архивной справки/копии выдаётся лично заявителю либо уполномоченному лицу (полномочия подтверждаются нотариально удостоверенной доверенностью), с обязательным предоставлением оригиналов документов, удостоверяющих личность, паспорта или других документов, исключающих любые сомнения относительно личности указанных граждан, его представителя или представителя юридического лица, в соответствии с требованиями приказа Министерства юстиции РФ от 30.08.2017 №156 (ред. от 30.01.2025) к ним относятся:

• Паспорт гражданина Российской Федерации.
• Временное удостоверение личности гражданина Российской Федерации (в период оформления паспорта).
• Удостоверение личности или военный билет военнослужащего.
• Паспорт гражданина СССР образца 1974 года с указанием гражданства Российской Федерации или с вкладышем, свидетельствующим о наличии гражданства Российской Федерации, выданным по достижении гражданином 45-летнего возраста.
• Удостоверение беженца.
• Свидетельство о рассмотрении ходатайства о признании беженцем на территории Российской Федерации по существу.
• Свидетельство о предоставлении временного убежища на территории Российской Федерации.
• Документ, удостоверяющий личность на период рассмотрения заявления о признании гражданином Российской Федерации или о приёме в гражданство Российской Федерации.
• Паспорт иностранного гражданина или иной документ, установленный федеральным законом или признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина.
• Документ, выданный иностранным государством и признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность лица без гражданства, разрешение на временное проживание, вид на жительство или иные документы, предусмотренные законодательством Российской Федерации или признаваемые в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документов, удостоверяющих личность лица без гражданства.

Тарифы на услуги архива Нотариальной палаты Запорожской области (НПЗО) действуют с 17.02.2026 года:

Дополнительная информация:

• Тарифы распространяются на документы государственных нотариальных контор и частных нотариусов Запорожской области Украины, принятых на хранение в архив НПЗО;
• Электронная форма должна быть подписана усиленной электронной подписью;
• Оплата услуги нотариального архива производится безналичным путем.

В квитанции об оплате услуг в обязательном порядке указывается назначение оплаты (оплата розыска сведений из нотариального архива, оплата за выдачу архивных копий/дубликатов, оплата за выдачу архивных справок, оплата консультации при выдаче бланков, непосредственно в нотариальной палате по заполнению соглашения об обработке персональных данных, запроса).

Бланки запросов, квитанций, согласие на обработку ПДн находятся ниже.

*Стоимость услуг в данных квитанций указаны для физических лиц.