ВНИМАНИЕ!!!
Нотариальная палата Запорожской области разъясняет, как можно получить сведения из нотариального архива.
В соответствии с вступившим в силу 11 января 2023 года Федеральным законом от 14.07.2022 №339-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» нотариальные документы государственных нотариальных контор передаются в нотариальный архив палаты.
Нотариальная палата вправе выдавать из нотариального архива архивные копии и архивные справки, принятых на хранение документов государственных нотариальных контор, нотариусов, занимающихся частной практикой. Копия нотариального документа, выданная из нотариального архива нотариальной палатой, приравнивается к дубликату нотариального документа.
Нотариальная палата вправе выдавать копии нотариальных документов, в том числе в электронной форме, архивные справки из нотариального архива за плату, установленную статьёй 25 Основ.
Согласно части 3 статьи 52 Основ копия нотариального документа, выданная из нотариального архива нотариальной палатой, приравнивается к дубликату нотариального документа.
Таким образом, законом за нотариальными палатами закреплено право совершать действия, аналогичные нотариальным действиям, совершаемым нотариусами (пункты 4 и 22 статьи 35, статьи 52, 77 Основ).
Отношения, связанные с обработкой персональных данных, регулируются Федеральным законом от 27.07.2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных» (д Согласно пункту 3 статьи 3 ФЗ № 152 обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
С 01.09.2025 года на основании статьи 5 Федерального закона от 24.06.2025 года № 15 6-ФЗ «О создании многофункционального сервиса обмена информацией и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», вступили в силу изменения, внесённые в часть первую статьи 9 Закона № 152-ФЗ. Согласно указанным изменениям, согласие на обработку персональных данных должно быть оформлено отдельно от иных информации и (или) документов, которые подтверждает и (или) подписывает субъект персональных данных.
Предварительная консультация о месте хранения документов осуществляется по телефонам: +7 (990) 279-40-83.
Нотариальным архивом выдаются (представляются):
- сведения о наличии (отсутствии) в нотариальном архиве запрашиваемой информации (документов);
- архивная справка, содержащая запрашиваемую информацию, с указанием архивных документов, на основании которых она составлена. В архивной справке допускается цитирование документов;
- архивная копия нотариального документа.
Архивная копия нотариального документа имеет ту же юридическую силу, что и его дубликат.
Дубликат договора, на основании которого построены или приобретены прежним собственником здание, строение, может быть выдан лицу, подтвердившему свое право собственности на соответствующее здание, строение.
В случае смерти наследника копия завещания может быть выдана его наследникам после предъявления необходимых документов.
Архивная копия секретного завещания не выдается.
Точными данными для предоставления сведений, архивных справок, архивных копий документов в нотариальном архиве, являются:
- наименование государственной нотариальной конторы или нотариуса, совершившего нотариальное действие/открывшего наследственное дело;
- дата и реестровый номер нотариального документа;
- ФИО сторон;
- предмет договора (в случае поиска договора);
- дата заведения, номер наследственного дела, фамилия, имя, отчество, место регистрации наследодателя, дата его смерти, дата и номер выданного свидетельства о праве на наследство (в случае поиска наследственного дела).
Заявителями на выдачу документов и архивных справок могут быть лица, указанные в статьях 5 и 52 Основ, а именно:
- лица, обращавшиеся за совершением нотариальных действий самостоятельно или через представителя, представители или правопреемники данных лиц;
- суд, прокуратура, органы следствия (в связи с находящимися в их производстве уголовными, гражданскими или административными делами);
- судебные приставы-исполнители (в связи с находящимися в их производстве материалами по исполнению исполнительных документов);
- орган, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (в связи с государственной регистрацией);
- органы, предоставляющие государственные и муниципальные услуги и исполняющие государственные и муниципальные функции (в порядке, установленном частью шестой статьи 34.4 Основ);
- нотариусы (в связи с совершаемыми нотариальными действиями).
- органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации - городов федерального значения Москвы, Санкт-Петербурга и Севастополя, органов местного самоуправления (в связи с проведением в соответствии с Федеральным законом от 13.07.2015 года № 218-ФЗ «О государственной регистрации недвижимости» мероприятий по выявлению правообладателей ранее учтенных объектов недвижимости) - в отношении выдачи сведений о наследниках, принявших наследство, в состав которого входит ранее учтенный объект недвижимости;
- указанные в завещании наследники или отказополучатели, исполнитель завещания – в отношении выдачи копии нотариально удостоверенного завещания после смерти завещателя;
- лицо, подтвердившее свое право собственности на здание, строение – в отношении выдачи копии нотариально удостоверенного договора, на основании которого построены или приобретены прежним собственником соответствующее здание, строение.
Перечень документов, необходимых для получения архивной информации:
Для получения архивной информации заявителем направляется копии:
- паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
- СНИЛС;
- нотариально удостоверенная доверенность с указанием соответствующих полномочий (в случае подачи запроса представителем физического лица);
- ИНН (в случае подачи запроса представителем юридического лица, правопреемника);
- документ, подтверждающий полномочия (в случае подачи запроса представителем юридического лица, правопреемника);
- документ, подтверждающий родственную связь (степень родства) с наследодателем.
Для физических лиц при получении информации, содержащей персональные данные о третьих лицах, предъявляются нотариально заверенные доверенности третьих лиц или документы, удостоверяющие право законных представителей.
Интересы юридических лиц могут представлять должностные лица, наделённые такими полномочиями в соответствии с учредительными документами юридического лица, либо лица, обладающие доверенностью.
В случае, если Заявитель — юридическое лицо, запрос оформляется в виде установленного образца.
В случае, если Заявитель — физическое лицо:
Заявитель оформляет запрос о предоставлении необходимой информации в бумажном виде на бланке установленной формы;
при обращении посредством электронной связи Заявитель направляет запрос на бланке установленной формы в электронном виде, подписанному усиленной электронной подписью;
Сведения, содержащие персональные данные, предоставляются только лично Заявителю.
Выдача архивной справки/копии документа занимает до 5 рабочих дней от даты предоставления в Нотариальный архив Нотариальной палаты Запорожской области подтверждения оплаты услуги. (день поступления оплаты не входит в 5 рабочих дней, ст. 191 ГК РФ).
В сложных случаях, когда поиск затруднён, срок рассмотрения запросов может быть продлен до 30 календарных дней по решению уполномоченного лица нотариальной палаты.
В настоящее время в связи со сложностью проведения комплектования, учета и использования нотариальных документов, переданных нотариальных архивов частных нотариусов Украины и отсутствием электронной базы подготовка ответа занимает до 30 дней.
В связи с проведением реконструкции и ремонта, отсутствием помещения для личного приема граждан, их представителей и представителей юридических лиц, все виды запросов архивом Нотариальной палаты Запорожской области принимаются либо почтовым отправлением, либо в электронном виде.
Нотариальная палата Запорожской области прилагает максимум усилий для стабилизации ситуации.
Не выдаются из нотариального архива документы:
находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии;
не прошедшие технического оформления и описания;
в случае если у заявителя отсутствуют документы, подтверждающие его полномочия выступать от имени третьих лиц, в отношении которых сделан запрос.
Результат услуги в виде архивной справки/копии выдаётся лично заявителю либо уполномоченному лицу (полномочия подтверждаются нотариально удостоверенной доверенностью), с обязательным предоставлением оригиналов документов, удостоверяющих личность, паспорта или других документов, исключающих любые сомнения относительно личности указанных граждан, его представителя или представителя юридического лица, в соответствии с требованиями приказа Министерства юстиции РФ от 30.08.2017 №156 (ред. от 30.01.2025) к ним относятся:
- Паспорт гражданина Российской Федерации.
- Временное удостоверение личности гражданина Российской Федерации (в период оформления паспорта).
- Удостоверение личности или военный билет военнослужащего.
- Паспорт гражданина СССР образца 1974 года с указанием гражданства Российской Федерации или с вкладышем, свидетельствующим о наличии гражданства Российской Федерации, выданным по достижении гражданином 45-летнего возраста.
- Удостоверение беженца.
- Свидетельство о рассмотрении ходатайства о признании беженцем на территории Российской Федерации по существу.
- Свидетельство о предоставлении временного убежища на территории Российской Федерации.
- Документ, удостоверяющий личность на период рассмотрения заявления о признании гражданином Российской Федерации или о приёме в гражданство Российской Федерации.
- Паспорт иностранного гражданина или иной документ, установленный федеральным законом или признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина.
- Документ, выданный иностранным государством и признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность лица без гражданства, разрешение на временное проживание, вид на жительство или иные документы, предусмотренные законодательством Российской Федерации или признаваемые в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документов, удостоверяющих личность лица без гражданства.
Плата за выдачу копии нотариальных документов и архивных справок из нотариального архива установлена на 2025 год:
- на бумажном носителе 550 рублей;
- в электронной форме 275 рублей.
Электронная форма должна быть подписана усиленной электронной подписью.
Оплата за выдачу архивных справок – 550 рублей/275 рублей;
Оплата за выдачу архивных копий - 550 рублей/275 рублей;
Оплата услуги нотариального архива производится безналичным путем.
В квитанции об оплате услуг в обязательном порядке указывается назначение оплаты (оплата поиска сведений из нотариального архива, оплата за выдачу архивных копий/дубликатов, оплата за выдачу архивных справок, оплата консультации по заполнению запроса)
Бланки запросов, квитанций, согласие на обработку ПДн находятся ниже.
Согласие_на_обработку_персональных_данных_БЛАНК_Заявителя
Образец квитанции ( реквизиты оплаты)
