Нотариальная палата Запорожской области разъясняет, как можно получить сведения из нотариального архива.

В соответствии с вступившим в силу 11 января 2023 года Федеральным законом от 14.07.2022 №339-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» нотариальные документы государственных нотариальных контор передаются в нотариальный архив палаты.

Нотариальная палата вправе выдавать из нотариального архива архивные копии и архивные справки, принятых на хранение документов государственных нотариальных контор, нотариусов, занимающихся частной практикой. Копия нотариального документа, выданная из нотариального архива нотариальной палатой, приравнивается к дубликату нотариального документа.

Предварительная консультация о месте хранения документов осуществляется по телефонам: +7 (990) 279-40-83.

Нотариальным архивом выдаются (представляются):

- сведения о наличии (отсутствии) в нотариальном архиве запрашиваемой информации (документов);

- архивная справка, содержащая запрашиваемую информацию, с указанием архивных документов, на основании которых она составлена. В архивной справке допускается цитирование документов;

- архивная копия нотариального документа.

Архивная копия нотариального документа имеет ту же юридическую силу, что и его дубликат.

Дубликат договора, на основании которого построены или приобретены прежним собственником здание, строение, может быть выдан лицу, подтвердившему свое право собственности на соответствующее здание, строение.

В случае смерти наследника копия завещания может быть выдана его наследникам после предъявления необходимых документов.

Архивная копия секретного завещания не выдается.

Точными данными для предоставления сведений, архивных справок, архивных копий документов в нотариальном архиве, являются:

- наименование государственной нотариальной конторы или нотариуса, совершившего нотариальное действие/открывшего наследственное дело;

- дата и реестровый номер нотариального документа;

- ФИО сторон;

- предмет договора (в случае поиска договора);

- дата заведения, номер наследственного дела, фамилия, имя, отчество, место регистрации наследодателя, дата его смерти, дата и номер выданного свидетельства о праве на наследство (в случае поиска наследственного дела).

Заявителями на выдачу документов и архивных справок могут быть лица, указанные в статьях 5 и 52 Основ, а именно:

- лица, обращавшиеся за совершением нотариальных действий самостоятельно или через представителя, представители или правопреемники данных лиц;

- суд, прокуратура, органы следствия (в связи с находящимися в их производстве уголовными, гражданскими или административными делами);

-  судебные приставы-исполнители (в связи с находящимися в их производстве материалами по исполнению исполнительных документов);

- орган, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (в связи с государственной регистрацией);

- органы, предоставляющие государственные и муниципальные услуги и исполняющие государственные и муниципальные функции (в порядке, установленном частью шестой статьи 34.4 Основ);

- нотариусы (в связи с совершаемыми нотариальными действиями).

- органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации - городов федерального значения Москвы, Санкт-Петербурга и Севастополя, органов местного самоуправления (в связи с проведением в соответствии с Федеральным законом от 13.07.2015 года № 218-ФЗ «О государственной регистрации недвижимости» мероприятий по выявлению правообладателей ранее учтенных объектов недвижимости) - в отношении выдачи сведений о наследниках, принявших наследство, в состав которого входит ранее учтенный объект недвижимости;

- указанные в завещании наследники или отказополучатели, исполнитель завещания – в отношении выдачи копии нотариально удостоверенного завещания после смерти завещателя;

- лицо, подтвердившее свое право собственности на здание, строение – в отношении выдачи копии нотариально удостоверенного договора, на основании которого построены или приобретены прежним собственником соответствующее здание, строение.

Перечень документов, необходимых для получения архивной информации:

Для получения архивной информации заявителем направляется копия паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

- СНИЛС;
- доверенность с указанием соответствующих полномочий (в случае подачи запроса представителем физического лица);
- ИНН (в случае подачи запроса представителем юридического лица, правопреемника);
- документ, подтверждающий полномочия (в случае подачи запроса представителем юридического лица, правопреемника).

Для физических лиц при получении информации, содержащей персональные данные о третьих лицах, предъявляются нотариально заверенные доверенности третьих лиц или документы, удостоверяющие право законных представителей.

Интересы юридических лиц могут представлять должностные лица, наделённые такими полномочиями в соответствии с учредительными документами юридического лица, либо лица, обладающие доверенностью.

В случае, если Заявитель — юридическое лицо, запрос оформляется в виде установленного образца.

В случае, если Заявитель — физическое лицо:

Заявитель оформляет запрос о предоставлении необходимой информации в бумажном виде на бланке установленной формы;

при обращении посредством электронной связи Заявитель направляет запрос на бланке установленной формы в электронном виде, подписанному усиленной электронной подписью;

Сведения, содержащие персональные данные, предоставляются только лично Заявителю.

Выдача архивной справки/копии документа занимает до 5 рабочих дней от даты предоставления в Нотариальный архив Нотариальной палаты Запорожской области подтверждения оплаты услуги. (день поступления оплаты не входит в 5 рабочих дней, ст. 191 ГК РФ).

В сложных случаях, когда поиск затруднён, срок рассмотрения запросов может быть продлен до 30 календарных дней по решению уполномоченного лица нотариальной палаты.

В настоящее время в связи со сложностью проведения комплектования, учета и использования нотариальных документов, переданных нотариальных архивов частных нотариусов Украины и отсутствием электронной базы подготовка ответа занимает до 30 дней.

В связи с проведением реконструкции и ремонта, отсутствием помещения для личного приема граждан, их представителей и представителей юридических лиц, все виды запросов архивом Нотариальной палаты Запорожской области принимаются либо почтовым отправлением, либо в электронном виде.

Нотариальная палата Запорожской области прилагает максимум усилий для стабилизации ситуации.

Не выдаются из нотариального архива документы:

находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии;

не прошедшие технического оформления и описания;

в случае если у заявителя отсутствуют документы, подтверждающие его полномочия выступать от имени третьих лиц, в отношении которых сделан запрос.

Результат услуги в виде архивной справки/копии выдаётся лично заявителю либо уполномоченному лицу (полномочия подтверждаются нотариально удостоверенной доверенностью).

Плата за выдачу копии нотариальных документов и архивных справок из нотариального архива установлена на 2025 год:

- на бумажном носителе 600 рублей;

- в электронной форме 300 рублей.

Электронная форма должна быть подписана усиленной электронной подписью.

Оплата за выдачу архивных справок – 600 рублей/300 рублей;

Оплата за выдачу архивных копий -     600 рублей/300 рублей;

Оплата поиска сведений из нотариального архива – 600 рублей;

Оплата консультации по заполнению запроса – 400 рублей.

Оплата услуги нотариального архива производится безналичным путем.

• образец квитанции архивная справка (1).doc (doc, 58,0 КБ)

• Запрос юрлица.docx (docx, 21,6 КБ)

• Запрос физлица.docx (docx, 22,2 КБ)